Op donderdag 7 mei aanstaande organiseert Visser & Van Baars zijn eerste Live Tech Talk. Het onderwerp deze keer is hoe je Power BI succesvol implementeert in je organisatie. De webinar wordt gepresenteerd door Nicky van Vroenhoven, Lead Expert Data Management bij Van Lanschot Kempen.
Al bijna sinds de eerste introductie door Microsoft is Power BI bij Van Lanschot Kempen in gebruik, vertelt Nicky. “Zo’n vier jaar geleden begonnen we met de eerste implementatie. Eerst waren het vooral draaitabellen, daarna kwamen er wat meer mogelijkheden bij zoals visualisatie en daaruit ontstond uiteindelijk Power BI Desktop. De software is in de loop der jaren steeds verder doorontwikkeld, met onder andere de optie om te delen via de service.”
Hoe verliep de adoptie bij Van Lanschot Kempen?
“Uit kostenoogpunt zijn we begonnen met één afdeling die van oorsprong al veel deed met data en analytics. Toen Power BI zijn nut bewezen had en we tevens zagen dat er tractie was bij de business, hebben we het steeds verder uitgebouwd. Dit is dan ook een van de tips die ik altijd meegeef: begin klein, start met één afdeling binnen de organisatie en werk aan een proof of concept. Zo kun je de waarde aantonen die Power BI heeft voor de organisatie.
Gaandeweg hebben we steeds meer dingen geleerd en best practices proberen door te voeren. Zo hebben we templates ontwikkeld om rapporten te bouwen in verschillende huisstijlen ontwikkeld. We voeren namelijk drie merken binnen Van Lanschot Kempen en die hebben elk hun eigen huisstijl.
Ook hebben we op het gebied van IT veel zaken geregeld op de achtergrond, zodat de processen gestroomlijnd blijven lopen. Bij het ontwikkelen van templates kun je wel ad-hoc te werk gaan, maar zodra je het gaat uitrollen naar de gehele organisatie, dan moet alles natuurlijk piekfijn in orde zijn en dat geldt zeker ook op het gebied van IT.”
Voor welke afdelingen wordt Power BI ingezet?
“Dat is heel verschillend: eigenlijk zetten we het door de gehele organisatie in. We zijn begonnen met de afdeling die voor onze Private Banking klanten werkt, dus rapportages voor de bankiers. Daarna kwam de afdeling Finance & Risk, een van de grotere afdelingen binnen Van Lanschot Kempen. Maar ook HR-afdelingen werken er mee. Zo is het als een waterdruppel verder door de organisatie gaan rollen. Ik denk dat we nu meer dan 1000 actieve gebruikers van de verschillende rapportages hebben. En ik denk dat door de organisatie heen zo’n 100 mensen aan deze rapporten bouwen.
Initieel ben je vooral tijd kwijt om alle data op orde te krijgen, zodat deze gebruikt kunnen worden voor Power BI. Natuurlijk hebben we binnen Van Lanschot Kempen al een framework voor datakwaliteit. Dat doen we bij het Data Management Team waar ik onderdeel van ben. In de business hebben we specialistische BI-teams, bijvoorbeeld voor Finance of voor HR, die de Power BI-rapportages maken. Zij hebben namelijk zowel de businesskennis als kennis van BI. Vanuit het Data Management Team leveren wij de Corporate Datawarehouse informatie aan, vanuit alle datastromen binnen de organisatie. Ons Datawarehouse is de ‘single version of the truth’ (SVOT) en we toetsen continu daar de datakwaliteit.”
We willen natuurlijk niet alles vooraf weggeven, maar heb je een paar tips of do’s en don’ts die je in de webinar deelt?
“Een van de meest gemaakte fouten – als je het zo wilt noemen – is dat mensen die net beginnen met Power BI een rapport bouwen in hun eigen werkruimte en het rapport vanuit hun eigen werkruimte delen met de organisatie. Dat is niet de bedoeling en kan best vervelende consequenties hebben. Als die werknemer het bedrijf verlaat en het account wordt verwijderd, dan ben je alles kwijt. Deel die rapportages dus vanuit een gezamenlijk werkruimte in de cloud, maar deel niet vanuit je eigen werkruimte.
Een andere tip is om goed te kijken naar het licentiemodel. Wanneer je alleen Power BI Desktop gebruikt, dan is het gratis. Maar wil je rapporten of dashboards delen, dan heb je een Pro-licentie nodig. Maar op het moment dat je veel gebruikers hebt, dan kan het slim zijn om de Premium versie van Power BI te gebruiken. Dan wordt er niet gekeken naar het aantal licenties, maar wordt het op serverniveau geregeld. Je wordt dan als organisatie afgerekend op processor- en geheugengebruik. Andere voordelen zijn dat deze versie meer features heeft én dat je meerdere keren per dag updates kan doorvoeren. In bepaalde situaties kan dit wenselijk zijn.
Tot slot: zorg dat je versiebeheer van de Desktop-bestanden zelf regelt, want daar heeft Microsoft nog geen oplossing voor ingebouwd. Wij doen dit via OneDrive.”
Webinar gemist?
Het BI & Big Data Network van Visser & Van Baars organiseert regelmatig (online) Meetups om kennisdeling binnen de niche te faciliteren. Mis geen event meer en word lid opMeetup, of bekijk onze events door op de button hieronder te klikken.
